Diuen que cadascú és com és en funció de les relacions i les amistats que té, d’aquí el típic refrany català “digue’m amb qui vas, i et diré qui ets”. Així com les persones, tant empreses privades com organitzacions també estableixen certes relacions amb altres tipus d’entitats amb les quals poden compartir determinants objectius o interessos. En aquest cas, parlarem sobre aquells vincles que es produeixen entre el sector públic i el privat, les relacions institucionals.
Independentment de si el subjecte és una empresa o una entitat privada, les relacions institucionals són un dels principals marcs d’actuació que han de considerar per assolir els seus objectius estratègics. Es tracta d’unes relacions que es duen a terme per impulsar projectes comuns i per col·laborar a curt, mig i llarg termini. Idealment, són aliances públic-privades de caràcter transversal, on no hi ha un contacte puntual entre les parts, sinó una voluntat d’establir una relació de confiança i complicitat, que faciliti el naixement de nous projectes i de col·laboracions futures. Per tant, aquests vincles permeten una relació directa, periòdica, estable i positiva amb la qual entitats i empreses privades incrementen la seva influència i reputació dins del seu sector. Cal tenir en compte, això sí, que l’èxit de les relacions institucionals només s’assolirà si hi ha un posicionament clar i definit per part de totes les parts implicades amb uns objectius compartits.
Alguns dels beneficis que poden aportar les relacions institucionals als actors que les implementen són els següents:
- Obtenir una relació de confiança, estable, fluida i activa amb els stakeholders o grups d’interès per projectes comuns.
- Potenciar la imatge corporativa, la missió, visió i valors de l’entitat o empresa, així com la reputació.
- Augmentar l’awareness o coneixement de l’organització.
- Legitimar la construcció del discurs i polítiques institucionals, definint i comunicant el tipus de projectes pels quals l’empresa o entitat privada es compromet.
- Facilitar un avantatge competitiu davant les crisis gràcies a la xarxa d’aliances, preferiblement consolidada. Això permetrà millorar la imatge pública i la notorietat.
Abans d’establir aquest teixit col·laboratiu entre ens privats i públics és necessari fer un estudi previ per saber amb qui ens relacionarem i en funció de quins objectius. Per això, haurem de planificar, organitzar i sistematitzar les nostres actuacions desenvolupant un pla de relacions institucionals, que contempla diverses accions:
- Fer un anàlisi previ sobre les necessitats, els interessos i objectius. En síntesi, cap a on es vol anar, quina és la missió, visió i valors, i quin tipus de projectes es voldran dur a terme.
- Definir els stakeholders; és a dir, aquells actors amb qui ens relacionarem. Això podem anomenar-ho programa de prescriptors.
- Planificar l’estratègia i accions, fent un pla d’actuacions en relació amb qui volem col·laborar.
- Fer un cronograma o calendari d’actuacions per tal d’ubicar en el temps el seguit d’actuacions que hem realitzat amb anterioritat. En aquest àmbit, s’haurà de definir la intensitat actuacional de l’organització.
- Organitzar esdeveniments, contemplar les normes del protocol i dur a terme accions de lobby.
Pot ser que, dins d’una empresa o organització, el departament de relacions institucionals depengui del de comunicació, és per això que són dos àmbits que estan estrictament relacionats i poden conviure junts perfectament. De fet, les agències de comunicació ofereixen aquests serveis de relacions institucionals a les empreses i disposen de perfils específics en aquest camp. A l’hora de crear comunitat i buscar la fidelització d’altres entitats, és quan s’observa aquesta fusió entre serveis de comunicació i de relacions institucionals. Les agències de comunicació creem ad hoc trobades relacionals i de networking d’un sector concret que interessi el client, on convergeixen mitjans de comunicació i els diferents grups d’interès.
En definitiva, l’establiment de relacions de confiança és important en molts aspectes, tant personals com de negoci. En aquest cas, teixir una relació estable entre el sector privat i el públic és garantia de creació d’un millor ecosistema en el qual treballar conjuntament per a comunicar i dur a terme projectes en benefici de tothom.